Ce n'est pas parce que vous êtes un chef de projet débutant que vous ne pouvez pas exercer vos fonctions de vétéran. Suivez ces étapes afin d'élaborer un vrai plan de projet et conduire votre équipe en toute sincérité.
Identifier et rencontrer les parties prenantes
Pour créer un plan de projet infaillible, il est important de se rappeler que les parties prenantes ne sont pas seulement celles qui vous embauchent pour gérer le projet. Cependant, elles peuvent être toute personne affectée par les résultats de votre projet, ce qui inclut également vos clients et les utilisateurs finaux. Assurez-vous d'identifier toutes les parties prenantes et de vous rappeler de leurs intérêts lors de la création de votre plan de projet. Rencontrez les sponsors du projet et les parties prenantes pour discuter de leurs besoins et attentes et définir la base de référence pour la portée, le budget et le calendrier du projet.
Définir et hiérarchiser les objectifs
Une fois que vous avez une liste des besoins des parties prenantes, hiérarchisez-les et définissez des objectifs de projet spécifiques. Avec elles, vous pouvez définir les objectifs du projet (les bénéfices que vous espérez obtenir). Détaillez vos objectifs (et les besoins des parties prenantes qui répondent à chacun d'entre eux) dans votre plan de projet afin qu'ils puisse être clairement communiqué et facilement partagé. Si vous avez des difficultés à établir des priorités, commencez par définir une échelle basée sur l'urgence de vos objectifs.
Créer un calendrier de projet et présenter le plan aux parties prenantes
Jetez un œil à chacun des livrables et déterminez la série de tâches à accomplir pour les réaliser. Pour chaque étape, définissez le temps dont vous aurez besoin, les ressources nécessaires et qui seront responsables de l'accomplir. Identifiez ensuite toutes les dépendances. Y a-t-il des tâches à accomplir avant d'en commencer d'autres?. Faites participer votre équipe à un moment donné du processus de planification. Les personnes qui effectuent le travail ont une perception significative de la manière dont les tâches sont effectuées. Profitez de leurs connaissances! Expliquez comment votre plan répond aux attentes des parties prenantes et présentez vos solutions aux conflits potentiels. Assurez-vous avant que votre présentation ne soit pas à sens unique, mais doive être un consensus entre tous. Vous devrez définir les charges: qui devrait observer quelle fréquence et quels rapports? Communiquez clairement. Assurez-vous que vos parties prenantes sachent exactement ce que l'on attend d'elles et de quelles actions dont elles sont responsables. Ce n'est pas parce que c'est évident pour vous quil serait pareil pour eux.